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    政府“OA”（辦公自動化）建設就似一臺唱了三十余年的“大戲”，“劇本”隨著政府職能轉變和管理體制的變革也在不斷修改與完善。筆者以“參演”十幾年的實踐經(jīng)歷，在此談談推進“OA”建設進程中如何提高“OA”運用的個人作用以及相關的問題。

一、對“OA”的認識

    “OA”是計算機和通信技術與科學的管理思想完美結合的一種境界和理想。正是這種結合的逐步提升，使傳統(tǒng)的辦公方式得以改變。而且，通過“OA”改善管理思想和管理手段的實踐過程是無止境的。

    政府工作的重點不外乎“調研、信息、督查、協(xié)調與服務”諸方面。辦文、辦會、辦事是為最常見的體現(xiàn)方式。目前，政府網(wǎng)絡建設已提供了部分實現(xiàn)“OA”的可能性，要真正全面實現(xiàn)“OA”，除硬軟件設施的配套外，需要依托建設進程更多地物化我們思維中的科學管理內(nèi)容，要根據(jù)職能轉變不斷賦于“OA”以新的內(nèi)容。首先是強化面向個人通信的應用。要求辦公室人員最大程度地利用電子郵件方式收發(fā)辦公信息，以方便辦公，節(jié)約紙質郵件費用，及時處理辦公事宜。二是面向信息共享的應用。主要是收集、處理、檢索信息，向不同權限的群體發(fā)送不同內(nèi)容的信息，通過管理工作信息讓自己使用信息并掌握管理的主動權。三是面向工作流的應用。這方面僅采用了對各項工作的目標管理全程操作。在已確定和分解了目標后，對其進行控制、監(jiān)督、加速目標實現(xiàn)的進程。比如不定期在網(wǎng)上發(fā)布政務信息刊用（口內(nèi)）情況，利用網(wǎng)上督查促成部門重視和完成信息報送工作，再如對各部門崗位目標和重點工作實施情況的不定期網(wǎng)上督查。特別是抗非典時期，成立非典辦的當天，本人即利用政府網(wǎng)平臺建立了通訊網(wǎng)，使抗非典信息由下而上的日報及專報、簡報制得以順利實施。最大程度地運用“OA”系統(tǒng)應對了突發(fā)疫情的發(fā)生和處理，為日后建立突發(fā)事件預案提供了經(jīng)驗。由此，通過網(wǎng)絡的作用，溝通反饋及時發(fā)現(xiàn)工作流中的阻塞現(xiàn)象并通過督查反饋及時解決了不少問題。幾年來，口內(nèi)各辦公室人員依托“OA”既成為各項工作流的執(zhí)行者，也是部門工作的管理者，工作協(xié)同性及時效性均有提高。四是面向決策支持的應用。這是信息依托“OA”技術中最高層次的應用。諸如工作過程中對市領導關心的問題，需要即時了解的情況，通過網(wǎng)上檢索，采集處理信息，提供決策參考服務。只是目前尚在等待三網(wǎng)一庫的建成完善，以便提升個人應用的效應。

二、目前“OA”運用的缺陷剖析。

    “OA”建設的目的是通過先進成熟的計算機通訊技術手段建成的高質量、高效率、智能化的辦公系統(tǒng)。為政府領導決策和日常辦公管理提供信息服務，提高辦公效率，減輕工作人員負擔，節(jié)約辦公經(jīng)費、改變傳統(tǒng)管理思路和模式，提高管理人員和工作人員素質，從而實現(xiàn)政府工作決策科學化，無紙化。那么，我市的“OA”建設目前所處的狀況是否適應這一目的的實現(xiàn)，又有哪些尚待關注的事宜呢？

    從97年至今，我市政府網(wǎng)建設基本實現(xiàn)了基于二代郵件系統(tǒng)的公文和信息的網(wǎng)絡傳輸。政務網(wǎng)聯(lián)結了140家市級部門和6個縣（市、區(qū)），30余家部門實現(xiàn)局域網(wǎng)運作和“OA”；目前正在進行的兩站一系統(tǒng)建設也將為政務公開、審批系統(tǒng)互動，便民服務和全市共享辦公平臺實現(xiàn)現(xiàn)有“OA”聯(lián)接與交換以及政務登錄、收集與交換等項目的實現(xiàn)提供最大的可能。應該說由于領導重視，投入到位，“OA”建設現(xiàn)狀是令人振奮的。但本人覺得有些小缺陷務必給予關注。

1、缺乏建設與應用統(tǒng)一性。從目前情況看，由于對計算機及其應用體系的認識參差不一，計算機本身及其功能的閑置情況較普遍，這就易導致單機使用的工作效率達不到應有的水平。尤其是目前雙軌制的較長時期并存，使個體操作停留在雙重處理的不協(xié)調、紙張大量浪費及重復勞動的狀態(tài)。事實上“OA”建設最重要的意義恰恰是應用，表現(xiàn)為包括領導在內(nèi)的整個系統(tǒng)對其有一定的認識，重在應用與建設的統(tǒng)一性或者說同步性。

2、缺乏強制應用機制。嚴格地講，“OA”建設是一項領導工程�！耙话咽帧痹瓌t很關鍵。領導如率眾“親征”應用是最好的干預手段。同時從領導角度在不同場合多宣傳，多要求，多強調，多督查，甚至于一兩句關鍵的話，均可成為推動應用高潮的超強催化劑。當前要的就是這樣的一種最有成效的行政協(xié)調。應該相信，隨著“OA”建設的發(fā)展，技術含量會日益增加，行政協(xié)調量也會相應增加，單靠信息技術部門的力量不可能完全解決全面普及應用的問題。因而有足夠的技術支撐與包括領導影響力在內(nèi)的行政協(xié)調才能促成同步普及應用的局面。

3、缺乏信息多向流動機制。信息共享是政府“OA”建設的目標之一，建設原則應強調打破條塊分割，提高政府部門間的協(xié)調協(xié)作水平和政府工作的透明度。如何把分散式信息處理所產(chǎn)生的業(yè)務信息與共享信息資源互為一體，同時明確授權范圍，是今后值得思考解決的大問題。

4、缺乏統(tǒng)一的技術標準（文檔、流程、管理、監(jiān)督）。本市至目前所使用的二代郵電系統(tǒng)及將推進的二網(wǎng)一系統(tǒng)建設奠定了使用統(tǒng)一技術標準的基礎，這方面將有相當?shù)墓ぷ髁啃枰�展開。

三、如何有效實現(xiàn)“OA”運用的個人作用。

    眾所周知，政府管理信息網(wǎng)絡化是一場勢在必行的革命。強調的就是政府的管理、監(jiān)督功能的實現(xiàn)，或者說是用電子網(wǎng)絡技術來制約行政行為的隨意性和暗箱操作。這其中，每一位公務員承擔著學習適應與盡快掌握應用相應技術的責任。筆者認為，這也許是今后幾年作為公務員自身建設的一項最緊迫，最重要的任務之一。因此，筆者設想（大到行政首長，小到跑龍?zhí)椎墓珓諉T）是否應有三個調整點。

    一、是迅速達成認識的同步性。電子政務的實現(xiàn)不僅依托三網(wǎng)一庫的數(shù)據(jù)平臺，更在于具備相當水平應用技能的人員。而每一位從事政務工作的人員必須迅速達成認識的同步性，即每位工作人員都是實現(xiàn)這一目標不同環(huán)節(jié)的具體操作者，這是網(wǎng)絡化工程應用必然的需求，任何一個環(huán)節(jié)受阻，則無法實現(xiàn)政府政務工作流程。筆者在工作實踐中曾嘗試“倒逼法”制約各辦公室人員最大程度地實施“OA”同步性。如辦公室人員務必每天四次以上上網(wǎng)檢索，及時迅速處理各類政務工作任務；通過實施反饋信息的時點監(jiān)測（回執(zhí)等）提升督查及相應工作的效率等方法，使各相關人員認識到，不養(yǎng)成及時上網(wǎng)的習慣則不能了解上級相關工作內(nèi)容要求，更不能達成系統(tǒng)內(nèi)外的協(xié)同效應。

    二、是迅速達成培訓的同步性�？紤]到目前及今后工作協(xié)同性的日益加強，大量的工作流應用程序會出現(xiàn)，相應的業(yè)務技能非個別人承擔即可解決問題，所以筆者在工作中利用網(wǎng)上同步培訓進行指導。雖然這是淺層意義上的嘗試，但容易達到同步提高效應。諸如日常工作流程中包含諸多電子政務應用子系統(tǒng)，通過網(wǎng)上培訓不僅可以減少培訓的工作量，而且因為辦公自動化應用系統(tǒng)以電子郵件為統(tǒng)一入口，其系統(tǒng)易用性已經(jīng)提供了這樣做的條件，作為用戶的操作者，在網(wǎng)上了解需要處理的工作，接受同步培訓是輕而易舉的事。

    三、迅速掌握技術上的協(xié)同性。有了認識及培訓的同步性，更為重要的就是各環(huán)節(jié)迅速掌握“OA”應用技術方面的協(xié)同性。筆者目前尚不熟悉將出現(xiàn)的許多新情況，諸如：大量復合文檔型數(shù)據(jù)信息處理賦于個人什么職責？大量工作流應用中，群組為完成某項業(yè)務所進行的工作轉交有哪些內(nèi)容？如何操作等。但可以想象，（以辦文為例）即便是從一個文件的起草（發(fā)起流程），均要經(jīng)過相關環(huán)節(jié)的處理（簽署、會簽），到發(fā)出文件、歸檔入庫的終點，其流程互相連接，交叉式循環(huán)進行，在這項既是起點也有可能是終點的過程流中，每一個操作者如何做才是達標的？這涉及到技術運用方面的協(xié)同性，需要迅速學習，時刻準備適應。唯有認識、培訓、應用本身及之間的協(xié)同性，方可真正達到“OA” 應用帶給政務工作的協(xié)同效果，才能有序地提升政府工作效能。

    四、實現(xiàn)“OA”務必具備好的“劇本”與“導演”誠然，一介公務員談“OA”建設的全部是力不能及的事。但正如文前所言，一臺“OA”大戲沒有科學細致不斷完善的策劃（劇本），加上切實有力的組織指揮（導演），恐難以有效地全面實現(xiàn)“OA”建設及應用并達成政府管理的理念。好劇本必有重頭戲。有資料顯示：目前國內(nèi)許多地區(qū)碰到的一個難題就是系統(tǒng)規(guī)劃和具體實施之間的矛盾。有可能出現(xiàn)的局面是：因建設周期長，尚未到應用階段，其規(guī)劃已滯后，失去可行性。所以“OA”建設作為一項高技術、高投入，牽涉面廣，周期較長的系統(tǒng)工程，搞好建設規(guī)劃亦即有個好“劇本”當是重頭戲。

    首先，規(guī)劃重點應是現(xiàn)狀、應用需求分析。由此來制定切實可行的總體目標和階段目標。并且還得從系統(tǒng)的同步運行角度兼顧各級各部門的平衡發(fā)展，可以考慮首先選擇一個單項作為突破口，如完善聯(lián)結省、市、縣、區(qū)的辦公業(yè)務網(wǎng)，統(tǒng)一個人辦公平臺，電子郵件系統(tǒng)，在此基礎上，再統(tǒng)一開發(fā)推廣通用應用軟件系統(tǒng)，要允許“遠粗近細”的規(guī)劃，并隨時作必要的調整。

     其次，充分認識技術發(fā)展與行政協(xié)調的關系。以龍?zhí)渍哐酃庹驹趯а菸恢蒙系乃伎际牵菏畮啄甑摹癘A”建設過程顯示一個不爭事實：離開強有力的行政協(xié)調，“OA”將一事無成。一方面，每一位個體從認識到接受，再到自覺應用成為具有多種技能的“OA”應用主體，是一個復雜的磨合過程；另外，“OA”具體項目不論是需求分析、總體設計、數(shù)據(jù)標準制定、采集信息數(shù)據(jù)，每步環(huán)節(jié)都少不了行政組織強有力的協(xié)調。因此，為避免較長的建設周期與應用效果間的矛盾沖突，應有一家統(tǒng)一的“OA”協(xié)調機構，使技術通過行政協(xié)調“將相和”就能更大程度上避免人財物的浪費。通過對系統(tǒng)建設的行政干預形成新型的辦公方式，爾后再通過“OA”橋梁為電子政務開道，最終達到信息資源共享目標。

     再則，“OA”電子政務方面的人才建設（主演）也是個重點。好的“OA”應用系統(tǒng)是靠既懂政府工作又擅長軟件開發(fā)的復合型人才，在應用中開發(fā)出來的，特別是我市這樣已具一定建設規(guī)模的狀態(tài)，隨著電子政務項目外延的不斷擴大，應用形式將圍繞政府部門內(nèi)部、政府部門之間和政府部門與民眾之間這三條主線展開。所以筆者的感覺是：有一個統(tǒng)一的“OA”協(xié)調機構，選定軟件開發(fā)先期重點，注重復合型人才的引進和培養(yǎng)是當前最需要做的事。由近及遠，從個人到組織，無論從何種角度來看“OA”建設與發(fā)展問題，都應該形成一個共識：注重建設與應用的關系，有一套強有力的行政干預機制，外加有序培訓與及時調整規(guī)劃的重點，我們期待數(shù)年的以業(yè)務協(xié)同為目標的“OA”系統(tǒng)一定會成為政務辦公系統(tǒng)的主流。屆時，政務辦公效率提高的同時，綜合管理成本核算將下降，決策的一致性和政務管理的整體監(jiān)控能力將大大加強，這是一位“跑龍?zhí)住惫珓諉T的期望。