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    辦公自動化簡稱OA（Office Automation），它的發(fā)展大致經(jīng)歷了三個階段，第一階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務(wù)等信息的管理等等；第二階段的主要標(biāo)志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，第三階段的主要標(biāo)志是辦公過程中以數(shù)據(jù)、信息所提煉和組織的知識為主要處理內(nèi)容的辦公自動化系統(tǒng)。在新的時期，基于多年辦公自動化建設(shè)經(jīng)驗和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們對辦公自動化的認識越來越清楚，從網(wǎng)絡(luò)性質(zhì)看，辦公自動化定位于內(nèi)部網(wǎng)（Intranet），從辦公性質(zhì)看，辦公自動化定位于數(shù)字化辦公，從信息建設(shè)的角度看，辦公自動化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

    當(dāng)今，辦公自動化軟件已進入到第三代了，即以知識管理為核心的辦公自動化，其目的是把企業(yè)長期保存下來的信息資源，連同專家、知識員工積累的實踐經(jīng)驗和創(chuàng)新思想進行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企業(yè)了解自己擁有哪些獨特的知識，以及如何利用這些知識來進一步發(fā)展、壯大。實際上，應(yīng)用好第三代辦公自動化軟件，將大大地提高企業(yè)內(nèi)部信息化水平，促使企業(yè)內(nèi)部信息資源重新整合、配置，以適應(yīng)于電子商務(wù)時代的到來，使企業(yè)在市場競爭大潮中始終立于不敗之地。

    辦公自動化建設(shè)的本質(zhì)是以提高決策效能為目的。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以極大地優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織機構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增強協(xié)同辦公的能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

一、項目背景

    長慶油田公司第一采油廠管理著3000多口油水井，有7個基層采油作業(yè)區(qū)，年生產(chǎn)原油190多萬噸，作業(yè)區(qū)與廠機關(guān)相距甚遠，每天都有大量的數(shù)據(jù)、文件、報表、會議紀要等信息需要傳送和發(fā)布。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機應(yīng)用的飛速發(fā)展、我廠認識到信息的快速搜集、處理和傳遞將決定在市場環(huán)境中的競爭優(yōu)勢，因此必須通過高科技手段來提高辦公效率。

    2002年以來，第一采油廠信息化工作以服從和服務(wù)于油田開發(fā)建設(shè)為宗旨，以信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為重點，隨著我廠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善，首先在網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用的是辦公自動化系統(tǒng)，以實現(xiàn)企業(yè)管理過程中計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、控制五大職能�！兜谝徊捎蛷S辦公自動化》系統(tǒng)是基于B/S結(jié)構(gòu)的軟件系統(tǒng)，由東軟軟件股份有限公司根據(jù)我廠實際需求量身定制的一套辦公自動化系統(tǒng)，主要由系統(tǒng)管理、日常辦公、公共信息、綜合應(yīng)用、個人服務(wù)、綜合查詢六大模塊組成。

二、項目實現(xiàn)目標(biāo)

    《第一采油廠辦公自動化》系統(tǒng)作為廠信息化建設(shè)的重要組成部分，采用先進的計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、群件技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建覆蓋全廠的電子信息交互平臺。實現(xiàn)收、發(fā)文管理、檔案管理、個人辦公、日程安排、工作流（含數(shù)字簽名）、資源管理、文件管理（含文件加密）、網(wǎng)絡(luò)會議管理、圖書管理、部門日程、車輛調(diào)配、公共信息、綜合應(yīng)用、電子郵件、Internet服務(wù)等功能，實現(xiàn)辦公的資源化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化。

    該系統(tǒng)提供一個協(xié)同的、集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一且個性化的信息門戶中一起工作，擺脫時間和地域的限制，實現(xiàn)協(xié)同工作與知識管理。

具體來說，系統(tǒng)主要實現(xiàn)以下幾個方面功能：

· 建立內(nèi)部管理和信息發(fā)布平臺；

· 實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化，以及流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控與跟蹤；

· 實現(xiàn)文檔管理的自動化，各類信息有序地進行存儲，并可按權(quán)限進行查詢使用；

· 實現(xiàn)信息集成，將各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成到辦公自動化系統(tǒng)中；

· 支持分布式辦公與移動辦公；

· 可對客戶資源進行管理；

· 可實現(xiàn)人力資源的管理。

· 將所有的信息進行集中管理，并做到所有信息相互關(guān)聯(lián)

三、項目系統(tǒng)功能模塊介紹

系統(tǒng)各功能模塊包括子模塊如下：

1、系統(tǒng)管理：系統(tǒng)配置、權(quán)限管理、工作流管理、組織機構(gòu)、報表管理、圖章管理、IP管理。

2、日常辦公：工作流（含數(shù)字簽名）、資源管理、文件管理（含文件加密）、會議管理、圖書管理、部門日程、車輛調(diào)配。

3、公共信息：電子公告、電子論壇、電子刊物、信息收集與發(fā)布、網(wǎng)絡(luò)會議、政策法規(guī)、電子書庫、時刻表、郵編、公共通訊錄。

4、綜合應(yīng)用：人事管理、生產(chǎn)動態(tài)、物資采辦、計劃財務(wù)信息、工藝動態(tài)、開發(fā)動態(tài)信息、概預(yù)算管理、工作過程管理。

5、個人服務(wù)：個人日程安排、個人通訊錄、個性化配置、個人文件夾、電子郵件。

6、綜合查詢：公告查詢、會議查詢、資源查詢、文件查詢、論壇查詢、圖書查詢、信息采集查詢、刊物查詢、車輛查詢。

下面詳細說明工作流及工作流管理

工作流

    工作流系統(tǒng)主要是面向應(yīng)用的，給用戶開放的，是屬于前臺部分。在工作流下由申請人進行創(chuàng)建流程，確定主辦人、流程流轉(zhuǎn)情況和下一步辦理人。下一步辦理人在自己的主頁里會有消息響鈴提示的待辦件，單擊并在處理意見框填寫處理意見，并可以修改流程指定他人辦理，或使流程按以前的情況繼續(xù)流轉(zhuǎn)，處理完成后該文件成為自己的已辦件和下一個要辦理人的待辦件，主辦人可隨時監(jiān)控流程流轉(zhuǎn)情況、結(jié)束流程和刪除流程。同時在創(chuàng)建流程時可以設(shè)置數(shù)字簽名，可以驗證用戶提交的文件在流轉(zhuǎn)過程中的正確性，并可以檢驗該文件是否被其他不相關(guān)的人員加以修改。

創(chuàng)建流程：由申請人根據(jù)實際需要具體辦理一件事時，需創(chuàng)建流程。

待辦件：要求此步驟正在等待辦理人處理！為這一辦理人的待辦件。

已辦件：申請人創(chuàng)建的流程和處理完成的待辦件，就成為已辦件。

主辦件：創(chuàng)建流程中確定誰為主辦人，這一流程將成為誰的主辦件。

指定代辦人：對不同的流程分類可以指定代辦人。

通知設(shè)定：對不同的流程分類可以設(shè)定消息通知和EMAIL通知下一個辦理人，有新的業(yè)務(wù)需要辦理。

工作流管理

    工作流管理主要是對后臺數(shù)據(jù)進行增加及維護，它包括流程分類、流程模板、文件模板及現(xiàn)有流程四個子模塊。進入工作流管理，首先定義流程分類，其次定義流程模板，再定義該流程模板的步驟分幾步，每一步辦理人及相關(guān)信息，最后定義文件模板。以后每次就直接應(yīng)用上面定義的分類及模板。

流程分類：對流程模板進行分類維護。

流程模板：流程模板定義流程流轉(zhuǎn)具體步驟，是整個工作流管理的核心模塊。

文件模板：對各種工作流程所需要的模板進行分類上傳管理，是日常辦公中所有在審批前需要填寫的表格的電子件。

現(xiàn)有流程：為主辦人提供了流程流轉(zhuǎn)過程的各種狀態(tài)的查詢和流程的監(jiān)控。

四、辦公自動化系統(tǒng)的特點：

· 具有所有傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)具有的功能；

· 完全基于WEB，方便管理和存�。�

· 提供每一個用戶一個個性化的信息門戶來處理日常事務(wù)；

· 系統(tǒng)中所有的事件，流程，文檔，角色相互關(guān)聯(lián)；當(dāng)你在系統(tǒng)中找到一個文件的時候，與這個文件相關(guān)的人，物，客戶，其他關(guān)聯(lián)文件都可以很方便地查詢到；

· 無限擴展性：可以在系統(tǒng)中隨時增加：客戶管理功能，知識管理，銷售管理，財務(wù)管理，采購管理，資產(chǎn)管理，產(chǎn)品管理，項目管理，人力資源管理等功能，使你的前期投資可以被無限利用；

· 可定制：對組織機構(gòu)、表單、流程、訪問權(quán)限等實現(xiàn)自定義和靈活調(diào)整；

· 可規(guī)劃：工作流程、文件庫、公文庫、會議庫的數(shù)量與應(yīng)用辦法可規(guī)劃；

· 事找人：為領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員提供一個集中辦理工作的窗口；

· 自動提醒：當(dāng)一個流程被啟動時，系統(tǒng)會自動提醒相關(guān)當(dāng)事人；

· 實現(xiàn)信息集成，將各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成到現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)中；

· 結(jié)構(gòu)化：模塊化設(shè)計、標(biāo)準接口、設(shè)計開放，全面支持二次開發(fā)；

· 模塊化：你可以在現(xiàn)有系統(tǒng)上，自由疊加其他功能模塊；

· 安全性：采用獨特的三層加密算法技術(shù)，增加了系統(tǒng)的安全性，而且通過完善的權(quán)限設(shè)置來提高軟件的安全性能，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全。

· 穩(wěn)定性：采用基于Web服務(wù)器端的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和最新的數(shù)據(jù)集概念，使數(shù)據(jù)和程序完全分離開來，不僅保障了數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性，同時給系統(tǒng)擴展和升級帶來了許多方便；

· 網(wǎng)絡(luò)性：采用最先進的B/S體系結(jié)構(gòu)，無論何時、何地采用何種方式都可接入到信息平臺。

五、應(yīng)用效果及取得的經(jīng)驗

    通過該系統(tǒng)的應(yīng)用，使我廠所有員工感受到了辦公自動化系統(tǒng)帶來的輕松、方便和高效率。該系統(tǒng)系統(tǒng)覆蓋面廣，涉及到每個員工的日常工作，很大程度改變了員工的工作方式，極大地提高了我廠信息化水平和工作效率，同時也提升了企業(yè)管理水平，營造了良好的企業(yè)形象，為實現(xiàn)在油田公司爭創(chuàng)一流的目標(biāo)起到很大的推動作用。

1、系統(tǒng)應(yīng)用效益評價：

    該系統(tǒng)自2002年3月開始在第一采油廠使用以來，先后經(jīng)過在廠領(lǐng)導(dǎo)和廠長辦公室之間試點運行、在河莊坪地區(qū)廠機關(guān)、兩所、集輸大隊、試采作業(yè)區(qū)先后雙軌運行和推廣運行、在各作業(yè)區(qū)之間推廣運行這些階段，目前該系統(tǒng)使用比較成熟的功能有日常辦公、公共信息、綜合應(yīng)用和個人服務(wù)。

● 經(jīng)濟效益

    我廠OA辦公自動化系統(tǒng)完全基于瀏覽器和JAVA的流程繪制器生成工作流，簡單易用，功能強大，適用性強，它的瘦客戶端可降低維護成本，簡單易用，減少昂貴的會議、電話開支，對其年經(jīng)濟效益進行了測算：僅網(wǎng)上收發(fā)文和網(wǎng)上方案審批這兩項可年均節(jié)約紙張約6.5萬元；平均每年節(jié)約打印機（40*0.3）12萬元；帶來的年經(jīng)濟效益為18.5萬元。

● 社會效益

    面向各科室日常辦公的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的應(yīng)用，能完成內(nèi)部的各項管理和日常事務(wù)的處理，以及信息的共享和傳遞，基本實現(xiàn)無紙化辦公，降低日常辦公的成本，提高工作效率，加速內(nèi)部信息的溝通，實現(xiàn)內(nèi)部管理系統(tǒng)的數(shù)字化，使企業(yè)的管理運作體系走在時代的前列。這將對油田公司的全面數(shù)字化辦公起到積極的推動作用，它的推廣應(yīng)用極大地促進我廠乃至整個油田公司辦公自動化的步伐。

2、在辦公自動化項目實施的過程中，我們?nèi)〉萌缦路矫娴慕?jīng)驗：

● 辦公自動化系統(tǒng)的實施過程是一個"整體規(guī)劃、分步實施、不斷深入"的過程。主要包括①系統(tǒng)安裝、調(diào)研和業(yè)務(wù)方案確定 ②系統(tǒng)修改、培訓(xùn) ③模擬運行、全面試用、功能測試驗收 ④局本部系統(tǒng)正式運行 ⑤全部機構(gòu)的系統(tǒng)正式運行等。

● 建立一個項目小組至關(guān)重要。OA系統(tǒng)實施的成功，需要項目小組的不斷推進，鞏固每一階段所取得的成果，確保每一階段的工作落到實處。也就是所謂的"一把手"工程，由領(lǐng)導(dǎo)帶頭，貫徹落實。因此我們在實施之前就組建了一個項目小組，小組成員由東軟軟件公司經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理、工程師和廠科技與信息中心的管理領(lǐng)導(dǎo)層組成，負責(zé)整個項目的組織管理和相互協(xié)調(diào)，跟進整個項目的進程，負責(zé)系統(tǒng)的調(diào)研，流程的調(diào)整確認，培訓(xùn)等工作。

● 項目文檔資料的重要性。在整個系統(tǒng)的實施過程中，為確保實施的質(zhì)量，在軟件的驗證與確認以及使用與維護等階段中需要編制軟件需求規(guī)格說明書、軟件設(shè)計說明書、軟件驗證與確認計劃、用戶文檔、項目實施計劃和項目實施總結(jié)等文檔。

● 健全的培訓(xùn)方案是項目實用化的重要保障。雖然整個項目的實施構(gòu)建了先進的電子平臺，但在實用化推廣過程當(dāng)中，還是遇到不少的困難。由于系統(tǒng)覆蓋面廣，為了提高操作人員的計算機應(yīng)用水平，公司組織了5次大規(guī)模培訓(xùn)，涉及人員500余人次。

    在辦公自動化強大的平臺支持下，我們先后又開發(fā)了企業(yè)論壇、標(biāo)準規(guī)范等一系列文檔管理工具、與油田公司INTRANET實現(xiàn)無縫集成，構(gòu)建了公司INTERNET網(wǎng)站，開通了郵件系統(tǒng)等，使辦公自動化系統(tǒng)不僅能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供廣泛的信息支持，作為企業(yè)公共信息發(fā)布的主要平臺，還使之成為全體員工信息溝通的主要手段。

    下一步，我們打算進一步深化系統(tǒng)應(yīng)用，以各個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)為依托，構(gòu)建企業(yè)知識管理框架。將企業(yè)數(shù)據(jù)進行有序的挖掘、整理和加工，并通過分析、判斷、匯總得出有價值的知識。將存于個人頭腦中被獨占的知識，存于企業(yè)的知識庫中，聚集企業(yè)的"記憶"。