隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。人們要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能適應(yīng)不斷變化的辦公需求，提供解決公文處理等偏向個(gè)體的自動(dòng)辦公功能，還要求能解決人們之間信息交換與共享的要求。在未來(lái)的新世紀(jì)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要如何發(fā)展才能滿(mǎn)足用戶(hù)不斷增長(zhǎng)和變化的需要?將在本文中找到答案。
一、前言
辦公自動(dòng)化(OA-Office Automation)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非�；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過(guò)OA系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。
現(xiàn)在所說(shuō)的辦公自動(dòng)化，應(yīng)該是以網(wǎng)絡(luò)為依托，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行暢通的信息交流。在這種模式下，企業(yè)成為一個(gè)大辦公室，它下面的財(cái)務(wù)、人事、行政、業(yè)務(wù)等部門(mén)都成為企業(yè)信息流中的一個(gè)環(huán)節(jié)，而不再是一個(gè)一個(gè)的信息孤島。依靠這種模式，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡(jiǎn)化，各個(gè)部門(mén)在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個(gè)部門(mén)甚至每個(gè)員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來(lái)自各個(gè)方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。
沒(méi)有人懷疑計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)給辦公室職員帶來(lái)的便利，但是對(duì)現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化而言，其目的已經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。從這個(gè)意義上講，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的今天，辦公自動(dòng)化已經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。
二、我國(guó)辦公自動(dòng)化的歷史和現(xiàn)狀
我國(guó)從八十年代末、九十年代初開(kāi)始發(fā)展辦公自動(dòng)化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史了。在早期，多是由企業(yè)、單位內(nèi)部的計(jì)算機(jī)人員或愛(ài)好者使用FoxBASE、Foxpro編寫(xiě)出來(lái)的，這些軟件并非我們現(xiàn)在所指的辦公自動(dòng)化軟件，而是針對(duì)辦公中某個(gè)特定的需求開(kāi)發(fā)的(如：收文登記)，它們多數(shù)是單機(jī)操作模式，不能實(shí)現(xiàn)信息交換和共享，所做的內(nèi)容往往只是輸入某些特定內(nèi)容，再把這些內(nèi)容按照一定的格式打印出來(lái)，所以這些軟件在真正意義上說(shuō)并不能說(shuō)是辦公自動(dòng)化軟件。
進(jìn)入九十年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如：100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別MicrosoftExchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_(kāi)發(fā)工具(如：Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時(shí)由于國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長(zhǎng)。這時(shí)，辦公自動(dòng)化開(kāi)始進(jìn)入一個(gè)快速的發(fā)展階段。隨著軟件市場(chǎng)的逐漸開(kāi)拓，國(guó)內(nèi)專(zhuān)門(mén)從事軟件開(kāi)發(fā)的公司也逐漸成長(zhǎng)起來(lái)，并專(zhuān)門(mén)為政府和企業(yè)“度身定做”辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，由于這些系統(tǒng)是根據(jù)用戶(hù)的具體需求開(kāi)發(fā)的，所以它功能比較完善，并能較好的滿(mǎn)足用戶(hù)的實(shí)際需要，但它存在著一些致命的缺點(diǎn)：
·1.開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)
·2.投資大
·3.軟件開(kāi)發(fā)完成后需要不斷的維護(hù)
導(dǎo)致出現(xiàn)這些缺點(diǎn)的原因有很多種，如軟件開(kāi)發(fā)公司的開(kāi)發(fā)隊(duì)伍組隊(duì)模式不合理、缺乏開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)、用戶(hù)缺乏對(duì)辦公自化產(chǎn)品的認(rèn)識(shí)等等，但真正重要的原因往往是由于在開(kāi)發(fā)過(guò)程中或開(kāi)發(fā)完成后用戶(hù)的需求發(fā)生變化而引起的，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中因?yàn)橛脩?hù)的需求不斷變化而導(dǎo)致軟件的不斷修改，以至整個(gè)開(kāi)發(fā)周期加長(zhǎng)和開(kāi)發(fā)費(fèi)用超支。當(dāng)經(jīng)過(guò)千辛萬(wàn)苦把軟件開(kāi)發(fā)出來(lái)后，又會(huì)因?yàn)橛脩?hù)需求變化要對(duì)軟件進(jìn)行不斷的修改維護(hù)。到最后，整個(gè)軟件猶如一件千縫百補(bǔ)的衣裳，性能和可使用性都大大降低。
很多軟件開(kāi)發(fā)公司認(rèn)為這些問(wèn)題的出現(xiàn)在于用戶(hù)的需求的不斷變化，其實(shí)這種想法并不正確，因?yàn)樯鐣?huì)的發(fā)展和國(guó)家機(jī)構(gòu)的改革必然會(huì)導(dǎo)致國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)的管理模式變化，而這種管理模式的變化將引起用戶(hù)對(duì)辦公自動(dòng)化軟件的需求變化。既然“變”是不可避免的，我們就要讓軟件能夠適應(yīng)這種變化。
到了九十年代末期，隨著各個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐漸完善，以及Internet/Intranet在國(guó)內(nèi)的普及，整個(gè)社會(huì)中人與人的交流和聯(lián)系方式發(fā)生了本質(zhì)的變化，電子化的信息交流方式逐漸成為主流。這時(shí)早期開(kāi)發(fā)的一些辦公自動(dòng)化軟件又暴露出一些弊端。早期辦公自動(dòng)化軟件多是以局域網(wǎng)環(huán)境為基礎(chǔ)而設(shè)計(jì)的，由于當(dāng)時(shí)選型的平臺(tái)并不是統(tǒng)一的(如群件平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái))，造成在實(shí)現(xiàn)多個(gè)局域網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換(如與上下級(jí)或平級(jí)單位的數(shù)據(jù)交換)遇到了極大的阻力，出現(xiàn)了一種“信息鴻溝”，局域網(wǎng)間的信息傳遞往往只能依靠原始的文本方式傳遞，從而形成了一個(gè)個(gè)各自獨(dú)立的信息孤島。這種情況極大地阻礙了我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。
三、辦公自動(dòng)化的發(fā)展前景
1999年是我國(guó)的“政府上網(wǎng)年”，國(guó)家的政府機(jī)構(gòu)改革也在緊鑼密鼓地進(jìn)行，政府一邊精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、縮減人員，一邊要求利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)政府管理的現(xiàn)代化。與此同時(shí)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈，企業(yè)也認(rèn)識(shí)到暴利時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，企業(yè)的真正利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)在于優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理、降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)能力上。在未來(lái)的21世紀(jì)，將是我國(guó)的辦公自動(dòng)化一個(gè)發(fā)展的黃金時(shí)代。
綜上所述，辦公自動(dòng)化發(fā)展到今天，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的定義已由原來(lái)簡(jiǎn)單的公文處理擴(kuò)展到整個(gè)企事業(yè)單位的信息交換平臺(tái)，并實(shí)現(xiàn)了與系統(tǒng)支持平臺(tái)的無(wú)關(guān)性，其功能已有極大的飛躍。然而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的不斷提高和用戶(hù)不斷增長(zhǎng)的需要，我國(guó)辦公自動(dòng)化的道路還很漫長(zhǎng)。愿我們共同努力，為我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域得到更好的應(yīng)用作出我們應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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