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    辦公自動化與其他應用軟件在開發(fā)、推廣、應用等方面都有許多本質(zhì)上的區(qū)別�！�

1．網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字化革命、知識經(jīng)濟等都是信息技術(shù)革命的重要內(nèi)涵，而辦公自動化是一個涉及所有人員的應用系統(tǒng)，重要的表現(xiàn)之一就是全員的信息技術(shù)培訓。不管你的主觀愿望如何，我們每一個人的現(xiàn)實世界都正在被信息化、數(shù)字化所包圍。　

2．辦公自動化是行政辦公管理信息化，是電子政務的基礎(chǔ)，是構(gòu)架數(shù)字化政府以及數(shù)字化企業(yè)的基礎(chǔ)。是基礎(chǔ)就不可逾越，是基礎(chǔ)就必須牢固，就必須具有可持續(xù)發(fā)展的特征�！�

3．行政辦公管理信息化包含行政辦公的所有信息，把辦公自動化定義為信息技術(shù)革命的全員信息技術(shù)培訓，其重要意義在于培訓，而培訓的目的是教會學習者如何使用，最好的培訓方法是由淺入深，簡單易學，所以辦公自動化應該是以最大應用范圍的最小應用系統(tǒng)為主�！�

4．辦公自動化的屬性決定了它的性質(zhì)，它屬于應用系統(tǒng)，應用系統(tǒng)的主要目的是應用，應用系統(tǒng)只有應用才有價值，所以應用系統(tǒng)是用出來的，而不是買來的。系統(tǒng)設計出來盡管還不完善、不全面，還有許多問題和不足，但只要使用它，就可以發(fā)現(xiàn)問題并對其逐步加以完善和改進。　

5．由于利益的驅(qū)動，有的政府部門各自為政，缺乏整體考慮和長遠規(guī)劃。有些大的部門由于能力、資金等諸多因素的考慮，把本應該屬于全局的系統(tǒng)，卻在管理上放任自流，任其發(fā)展，結(jié)果下屬部門紛紛搞起自己的應用系統(tǒng)。他們忽略了在我們的行政辦公系統(tǒng)中，凡是具有全局性質(zhì)的業(yè)務必須由上一級主管部門制定規(guī)則，統(tǒng)一管理，否則這個部門就失去了行政管理的能力。建立全局性質(zhì)的信息管理系統(tǒng)必須有主管部門參與和由主管部門領(lǐng)導，這就是“三網(wǎng)一庫”的基本內(nèi)涵。系統(tǒng)的放任自流是最大的浪費，到了想統(tǒng)一管理的時候卻要付出加倍的代價，這種教訓難道還少嗎？，我們不希望大家做事情時，出現(xiàn)低水平的重復和犯同樣的錯誤�！�

6．辦公自動化與其他應用軟件的不同點是：有些應用軟件可以根據(jù)自己的應用特點進行設計。例如，人事管理、財務管理等，由于它的應用對象決定它的應用范圍，它可以在原應用單位重組和改造的范圍內(nèi)加以推廣。而辦公自動化的應用對象及應用范圍不可能對單位進行任何重組和改造，只能針對其對象的應用特點進行設計，這也就是為什么把辦公自動化定義為全員信息技術(shù)培訓的道理，也就是它的魅力所在�！�

7．辦公自動化是電子政務的基礎(chǔ)，這一點毋庸置疑，如果是政府部門，那么它的要求就應該具有政府部門的職能和權(quán)利，所以辦公自動化最基本的要求和現(xiàn)實行政辦公一樣，具有“確保辦公信息的嚴肅性、權(quán)威性和不可抵賴性”、“確保辦公信息的安全、完整、真實、準確、智能、實時管理和利用”的特點和要求。否則這個單位的辦公自動化應用系統(tǒng)作為電子政務的基礎(chǔ)就是不牢固的�！�

8．確保辦公信息成功的最基本條件是：組織機構(gòu)、工作角色、用戶名等基本要素的安全。只有這樣，組織機構(gòu)、領(lǐng)導角色和用戶名才不會被冒用，行政辦公的基本權(quán)利才不會受侵害，做不到這一點，電子政務的基礎(chǔ)只能是一盤散沙�！�

9．作為辦公信息的重要組成部分——文件系統(tǒng)，其安全性及可靠性是辦公自動化最為重要的組成部分。如果辦公自動化的主體信息載體“文件”，存在各種安全隱患，而這種安全隱患不僅來自系統(tǒng)管理本身，還可能來自系統(tǒng)管理員，那么作為應用系統(tǒng)的使用者對系統(tǒng)的信心將會大打折扣。所以，文件除了本身具有的各種日志外，還應具有文件修改過程的日志以及強制性的修改信息記錄，以及對系統(tǒng)管理員職責的履行記錄。　

優(yōu)秀的辦公自動化應用系統(tǒng)是什么樣的？　

    在行政辦公管理過程中，最有效地利用現(xiàn)代的科技思想、管理方法、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和先進的設備，實現(xiàn)辦公過程和結(jié)果的信息化、數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡化管理，確保辦公信息的嚴肅性、權(quán)威性和不可抵賴性�！�

按行政辦公管理的特點劃分，目前成功的范例可分為：　

1．對行政辦公管理結(jié)果的管理。如：國務院辦公廳辦公自動化系統(tǒng)、中聯(lián)部辦公自動化系統(tǒng)。其特點是將各種辦公信息的結(jié)果——各類文件管理起來，提供行政辦公管理人員參閱。主要使用以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫為主的軟件平臺。　
　　　　
2．對行政辦公管理過程和結(jié)果的管理。如：農(nóng)業(yè)部辦公自動化系統(tǒng)、青島市政府辦公自動化系統(tǒng)。其特點是將各種辦公信息的過程和結(jié)果管理起來。文檔一體，不僅記錄文件產(chǎn)生的過程而且記錄文件修改的過程，確保辦公過程和結(jié)果被完整真實地記錄下來。　

    綜上所述，只要妥善地解決軟件供應商和軟件開發(fā)商中存在的問題，提高軟件用戶的應用意識和技術(shù)素質(zhì)，努力創(chuàng)造出更有利于辦公自動化技術(shù)應用的環(huán)境和條件，加強辦公自動化軟件和系統(tǒng)的管理，我國辦公自動化應用水平邁上一個新臺階將指日可待。